آیا تا به حال احساس کردهاید که تمام روز مشغول بودهاید اما در پایان، کار مهمی را به سرانجام نرساندهاید؟ جلسات بیپایان، تماسهای تلفنی متعدد و گزارشهای فوری، همگی زمان شما را میبلعند و تنها چیزی که باقی میماند، استرس و فهرستی از کارهای انجامنشده است. شما باید راه های افزایش بهره وری را یاد بگیرید و بدانید برای افزایش بهره وری چه باید کرد؟
مشکل کمبود زمان یا وقت تلف کردن نیست، بلکه نبودِ یک سیستم هوشمند برای مدیریت آن است.
برای افزایش بهره وری چه باید کرد؟ پاسخ در مجموعهای از تکنیکهای اثباتشده نهفته است که به شما کمک میکند کنترل روزتان را در دست بگیرید. در این مقاله، مهمترین راه های افزایش بهره وری را به شما معرفی میکنیم تا از هر ساعت کاری خود بیشترین استفاده را ببرید.
گام اول: خودآگاهی و برنامهریزی هوشمندانه
قبل از حرکت، باید بدانید کجا هستید و به کجا میخواهید بروید. بهرهوری نیز با شناخت عادات فعلی و تعیین اهداف شفاف آغاز میشود.
۱. زمان را ردیابی کنید
همانطور که برای مدیریت پول هزینههای خود را ثبت میکنید، برای مدیریت زمان نیز باید بدانید آن را صرف چه کارهایی میکنید. به مدت یک هفته، تمام فعالیتهای روزانه خود را در یک گزارش فعالیت (Activity Log) ثبت کنید، حتی کارهای کوچکی مثل چک کردن شبکههای اجتماعی یا منتظر ماندن برای پاسخ یک ایمیل. این گزارش به شما نشان میدهد که زمان ارزشمندتان دقیقاً کجا هدر میرود.
۲. اهداف را شفاف و قابل اندازهگیری کنید (درست مثل یک قطبنما)
هدفهای شما، قطبنمای شما هستند و به شما نشان میده دهند که باید روی چه چیزی تمرکز کنید. هدف مؤثر باید ویژگیهای زیر را داشته باشد:
- مشخص (Specific): دقیقاً بدانید چه میخواهید.
- قابل اندازهگیری (Measurable): بتوانید پیشرفت خود را بسنجید.
- دستیافتنی (Achievable): واقعبینانه اما چالشبرانگیز باشد.
- مرتبط (Relevant): با اهداف بزرگتر شما همراستا باشد.
- زمانبندیشده (Time-bound): مهلت مشخصی برای رسیدن به آن تعیین کنید.
گام دوم: تکنیکهای کلیدی برای اولویتبندی و اجرا کارها
پس از آنکه اهداف خود را مشخص کردید، نوبت به اجرای کارها و گام گذاشتن در مسیر راه های افزایش بهره وری میرسد. اینجاست که تفاوت بین افراد پرمشغله و افراد بهرهور مشخص میشود.
۱. تفاوت کارهای مهم و فوری را درک کنید
یکی از بزرگترین راه های افزایش بهره وری، تشخیص تفاوت کارهای مهم از کارهای فوری است.
- کارهای مهم: فعالیتهایی که شما را به اهداف بلندمدتتان نزدیک میکنند.
- کارهای فوری: فعالیتهایی که نیاز به واکنش سریع دارند اما لزوماً مهم نیستند (مانند بسیاری از ایمیلها و تماسها).
همیشه کارهای مهم را در اولویت قرار دهید، حتی اگر فوری به نظر نرسند.
ماتریس آیزنهاور (مهم و فوری)
این ماتریس کارها را به چهار دسته تقسیم میکند تا بتوانید به سادگی برای هرکدام تصمیم درستی بگیرید.
راهنمای هر بخش:ربع اول: مهم و فوری (انجام دهید)این کارها بحرانها و مشکلات اصلی هستند که باید فوراً انجام شوند.
مثال: پروژهای با مهلت تحویل امروز، یک مشکل اضطراری در کار.
ربع دوم: مهم و غیرفوری (برنامهریزی کنید)این بخش کلید موفقیت بلندمدت شماست. برای این کارها زمان مشخصی در تقویم خود در نظر بگیرید.
مثال: برنامهریزی برای اهداف فصل آینده، یادگیری یک مهارت جدید، ورزش کردن.
ربع سوم: فوری و غیرمهم (واگذار کنید)این کارها تمرکز شما را میگیرند اما ارزش کمی دارند. در صورت امکان، آنها را به دیگران بسپارید.
مثال: پاسخ به بسیاری از ایمیلها، هماهنگی جلسات، کارهای اداری روتین.
ربع چهارم: غیرفوری و غیرمهم (حذف کنید)این فعالیتها وقتتلفکن هستند و باید تا حد امکان از برنامه شما حذف شوند.
مثال: گشتوگذار بیهدف در اینترنت، برخی فعالیتها در شبکههای اجتماعی.
۲. از قدرت فهرست کارها (To-Do List) به درستی استفاده کنید
یک فهرست کار مؤثر، بلند و ترسناک نیست. در پایان هر روز کاری، سه یا چهار کار مهمی را که فردا باید انجام دهید، یادداشت کنید. روز بعد، کار خود را با مهمترین وظیفه شروع کنید. لذت خط زدن کارهای انجامشده، انگیزهای قدرتمند برای ادامه روز است.
نمونه فهرست کارهای کلیدی امروز
شنبه، ۱۲ مهر ۱۴۰۴
- آمادهسازی و ارسال گزارش فروش فصلی
مهمترین
- تماس با مشتری X برای پیگیری پروژه
اولویت دوم
- پاسخ به ایمیلهای مهم باقیمانده از دیروز
اولویت دوم
- مرتبسازی فایلهای پوشه دانلودها
عادی
۳. کارها را دستهبندی و زمانبندی کنید (Timeboxing & Batching)
مغز انسان برای جابجایی مداوم بین کارهای مختلف ساخته نشده است.
- دستهبندی (Batching): کارهای مشابه را با هم انجام دهید. برای مثال، زمانی مشخص (مثلاً ۳۰ دقیقه) را فقط به پاسخ دادن به ایمیلها یا برقراری تماسهای تلفنی اختصاص دهید.
- جعبه زمانی (Timeboxing): برای هر کار، یک بازه زمانی مشخص تعریف کنید و متعهد شوید که در آن زمان فقط روی همان کار تمرکز کنید. این تکنیک مانع از کش پیدا کردن کارها میشود.
نمونه برنامه روزانه
گام سوم: غلبه بر قاتلان بهرهوری
بخشی از راه های افزایش بهره وری نرفتن به بیراهه است. شناسایی و حذف موانعی که بهرهوری شما را از بین میبرند، یک گام حیاتی است. در ادامه به چند مورد از بزرگترین دشمنان بهرهوری اشاره میکنیم که باید آنها را مهار کنید.
۱. تعلل و به تعویق انداختن کارها
همه ما گاهی کارها را به تعویق میاندازیم. دلایل اصلی این رفتار عبارتاند از:
- ناخوشایند بودن کار: اگر کاری برایتان جذاب نیست، به احساس رضایت پس از انجام آن فکر کنید یا در صورت امکان، آن را به دیگری واگذار کنید.
- ترس از شکست: کار بزرگ را به بخشهای کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید و با اولین قدم شروع کنید.
- عدم شفافیت: اگر نمیدانید از کجا شروع کنید، فقط شروع کنید! برداشتن اولین قدم، مسیر را روشنتر میکند.
۲. حواسپرتیهای دیجیتال و محیطی
صدای نوتیفیکیشن ایمیل مانند زنگ سگ پاولف عمل میکند و تمرکز شما را نابود میکند.
- نوتیفیکیشنها را خاموش کنید: تمام هشدارهای غیرضروری روی گوشی و کامپیوتر خود را غیرفعال کنید.
- محیط کار خود را مرتب کنید: یک میز کار خلوت به ایجاد یک ذهن آرام و متمرکز کمک میکند.
- برای تمرکز مرز تعیین کنید: اگر در دفتر کار میکنید، با استفاده از هدفون یا گذاشتن یک تابلو روی در اتاق، به دیگران نشان دهید که به زمان تمرکز نیاز دارید.
۳. تعهد بیش از حد و «نه» نگفتن
پذیرفتن مسئولیتهای بیش از توان، سریعترین راه برای کاهش کیفیت کار و افزایش استرس است. قانون ۸۰/۲۰ را به خاطر بسپارید: ۸۰ درصد نتایج شما از ۲۰ درصد فعالیتهایتان به دست میآید. روی آن ۲۰ درصد حیاتی تمرکز کنید و یاد بگیرید به درخواستهای غیرضروری با احترام «نه» بگویید.
گام چهارم: ایجاد تعادل پایدار بین کار و زندگی
بهرهوری واقعی به معنای بیشتر کار کردن نیست، بلکه به معنای هوشمندانهتر کار کردن است تا انرژی و زمان کافی برای زندگی شخصی نیز داشته باشید.
۱. از تکنولوژی برای کاهش سفرهای غیرضروری استفاده کنید
ابزارهایی مانند ویدئو کنفرانس میتوانند جایگزین بسیاری از جلسات حضوری شوند و در زمان و هزینه شما صرفهجویی کنند.
۲. دورکاری و برنامههای انعطافپذیر را جدی بگیرید
اگر شغل شما اجازه میدهد، دورکاری حتی برای یک یا دو روز در هفته میتواند رفتوآمد را حذف کرده و تمرکز عمیق را ممکن سازد. برنامههای کاری انعطافپذیر نیز به شما کمک میکنند تا مسئولیتهای کاری و شخصی خود را بهتر مدیریت کنید.
۳. روی انرژی خود سرمایهگذاری کنید
بهرهوری فقط به مدیریت زمان وابسته نیست، بلکه به مدیریت انرژی نیز بستگی دارد. خواب کافی، تغذیه سالم و ورزش منظم، سوخت مورد نیاز مغز و بدن شما برای حفظ تمرکز و خلاقیت را فراهم میکنند.
اکنون نوبت شماست: اولین قدم را برای افزایش بهرهوری بردارید
پاسخ سوال «برای افزایش بهره وری چه باید کرد؟» یک راهحل جادویی نیست، بلکه ایجاد یک سیستم هوشمند و پایدار است. راه های افزایش بهره وری که در این مقاله بررسی شد –از خودآگاهی و تعیین هدف گرفته تا مدیریت موانع و ایجاد تعادل– به شما کمک میکنند تا کنترل زمان و انرژی خود را به دست بگیرید.
به یاد داشته باشید که بهرهوری یک مهارت است و مانند هر مهارت دیگری با تمرین و تکرار بهبود مییابد. از امروز با انتخاب و اجرای تنها یکی از این تکنیکها شروع کنید و تأثیر شگفتانگیز آن را در زندگی حرفهای و شخصی خود مشاهده کنید.
