برنامه ریزی معکوس چیست و چگونه انجام می شود؟

مدیریت زمان امروزه اهمیت ویژه ای یافته است و برای برنامه ریزی موفق روش های متعددی وجود دارد. در این مقاله همراه با بررسی یکی از این روش ها یعنی برنامه ریزی معکوس به آموزش مراحل این روش می پردازیم.

با زیاد شدن کارها و وظیفه ها به نظر می رسد تنها برنامه ریزی باشد که به افزایش کنترل روی کارها و مسئولیت ها ختم می شود. به همین ترتیب می توانید برای رسیدن به اهداف خود با برنامه ریزی صحیح و اصولی بهره وری را افزایش دهید. اگر شما نیز از آن دسته افرادی هستید که وقت کافی برای انجام کارهای خود ندارید یا لیست کارها هر روز طولانی تر می شود و نمی دانید از کجا شروع کنید این مقاله برایتان خواهد بود.

تفاوت برنامه ریزی معکوس با سایر روش ها

یکی از روش های جالب برنامه ریزی معکوس می باشد که کمتر مورد توجه قرار گرفته است اما با توجه به بررسی های اخیر مزایایی نسبت به روش های سنتی برنامه ریزی دارد. ایده اصلی در این روش شروع نوشتن برنامه از هدف نهایی و توسعه برنامه به صورت معکوس از نهایی به اول می باشد. در این روش دید نسبتا بازتر و کلی تری از پروژه و اهداف خود داریم و برخی از موانعی که در حالت معمول آشکار نیستند، پیدا می شوند.

از برنامه ریزی معکوس برای مسائل کاری و درسی استفاده می شود و یکی از مزایای آن افزایش انگیزه افراد می باشد؛ چرا که در این روش با نگاهی به برنامه خود در ابتدا نتیجه نهایی به چشم می خورد و امید، انرژی یا انگیزه بیشتری به افراد می دهد. به طور کلی در این روش شرایطی را تصور می کنیم که در صورت پایبندی به مسیر و تلاش به آن می رسیم و بیشترین تلاش خود را برای آن انجام می دهیم.

این روش میان دانش آموزان و دانشجویان محبوبیت زیادی دارد اما برای برنامه ریزی کاری و هدف گذاری های مختلف هم موثر است.

مزایای استفاده از برنامه ریزی معکوس

همانطور که متوجه شدید این روش نسبت به برنامه ریزی معمولی برتری هایی دارد؛ از دیگر مزایای آن می توان به آماده سازی ذهن برای موفقیت، مشخص شدن اقدامات مورد نیاز، زمان های نیازمند انرژی بیشتر یا خلاقیت و... اشاره کرد. به زبانی دیگر این روش مشابه یک ارائه خوب است که در ابتدای آن باید هدف مشخص شود. به همین ترتیب افراد می توانند به راحتی مسیر را دنبال کرده و آن را به چالش کشیده یا نقد کنند بدون آنکه نیازی به صرف انرژی برای درک بحث اصلی یا هدف نهایی داشته باشند.

آموزش برنامه ریزی معکوس

اگر شما نیز علاقه مند شدید از این روش برای برنامه ریزی های خود استفاده کنید و نتیجه آن را بررسی کنید باید این مراحل را طی کنید:

۱. تعیین هدف نهایی

در این روش باید برنامه ریزی خود را از هدف نهایی شروع کنید؛ اما به یاد داشته باشید که همیشه هدف خود را به صورت کاملا شفاف، واضح و ساده بنویسید و تاریخی برای رسیدن به آن مشخص کنید.

۲. مشخص کردن مراحل کار

پس از مرحله اول باید مراحل رسیدن به هدف خود را به صورت معکوس بنویسید. این کار باعث کاهش استرس، افزایش اعتماد به نفس و در نتیجه برداشتن گام های موثر تر برای رسیدن به هدف نهایی می شود. شما باید در این مرحله نقاط ضعف و قوت خود را به درستی شناسایی کرده و با یک برنامه ریزی و روش هوشمندانه در مسیر اصلی خود قدم بگذارید. توجه کنید که در این مرحله باید تا حد ممکن واقع بینانه عمل کنید تا یک زمان بندی صحیح و اصولی ایجاد کنید.

۳. تمرکز روی روند انجام کارها

تا اینجا مراحل برنامه ریزی تفاوت چندانی به جز معکوس بودن با سایر روش ها ندارد؛ بدین ترتیب نمی توانید از این روش همچون معجزه انتظار داشته باشید بلکه پایبندی به گام برداشتن در مسیر، پشتکار و تمرکز روی انجام شدن کارهای مورد نیاز است که شما را به موفقیت نزدیک می کند. پس بیشترین انرژی خود را برای انجام درست و به موقع کارها صرف کنید.

۴. تمرکز روی هدف نهایی و نتیجه

همچنین با برنامه ریزی معکوس شما باید اهمیت بیشتری به هدف نهایی و نتیجه قائل شوید تا مشکلات مسیر کمرنگ تر شوند. امروزه بسیاری از فعالیت های بیهوده اما لذت بخش در لحظه وجود دارند که ممکن است باعث حواس پرتی شوند. برای مثال نوتیفیکیشن های بسیاری که به صورت روزانه فرستاده می شوند، تبلیغات فراوانی که در سایت ها و شبکه های اجتماعی و غیره وجود دارد، وقتی با مشکلات و استرس مسیر دست و پنجه نرم می کنید جذاب تر به نظر می رسند و ممکن است به عنوان راه فرار مورد استفاده قرار گیرند. اما تمرکز بر روی هدف نهایی باعث می شود گذشتن از لذت های لحظه ای و قبول چالش های مسیر راحت تر شوند.

مثال برای برنامه ریزی معکوس

در ادامه نیز مثالی برای برنامه ریزی معکوس ذکر شده است که با الگو گرفتن از آن می توانید به راحتی از این روش استفاده کنید.

۱. اولین گام

ابتدا باید هدف خود را کاملا واضح و ساده به همراه تاریخ مورد نظر بنویسید. مثال:
«تا ۳۰ فروردین ۱۴۰۱ استارت آپ مستقل خودم را راه اندازی می کنم»

۲. دومین گام

پس از مشخص شدن هدف نهایی باید یک قدم به سمت عقب تر بازگردید. آخرین کاری که باید پیش از رسیدن به هدف خود انجام دهید چیست؟ آن را مشخص کرده تاریخ مناسبی برای آن انتخاب کنید. برای مثال:
«تا آذر ۱۴۰۰ با یک تیم معتبر برای طراحی سایت و دیجیتال مارکتینگ پروژه قرارداد می بندم.»

۳. گام سوم

بدین ترتیب با برداشتن قدم هایی به سمت عقب، باید از خودتان سوال کنید که چه پیش نیازهایی برای دستیابی به هدف نهایی باید ایجاد شوند. چه نقاط قوتی دارید که قابل تقویت و استفاده هستند و نقاط ضعف خود را شناسایی کرده و بهبود ببخشید. اگر برای هدف خود به مطالعه و یادگیری زیای نیاز دارید حتما یکی از بخش ها را به آن اختصاص دهید تا در حد ممکن نقاط ضعف خود را پوشش دهید. به طور کلی در سومین مرحله باید تمامی اقدامات مورد نیاز و زمان انجام آنها برای رسیدن به هدف نهایی را شناسایی کرده و بنویسید. از سمت عقب به جلو بیاید تا به اولین قدم خود برسید. مثال:

«تا آخر شهریور ۱۴۰۰ دوره های مورد نیاز برای بهتر شدن فن بیان و نویسندگی را طی کرده و مهارت آن را پرورش می دهم»

جمع بندی

با خواندن برنامه معکوس متوجه می شوید که این روش ظاهرا تفاوت چندانی با برنامه ریزی سنتی ندار؛ اما ساخت چنین برنامه ای باعث می شود از یک چشم انداز کاملا جدید به هدف خود نگاه کنید. به کمک این چشم اندازد تازه می توانید موانع و مشکلات پنهان مسیر را شناسایی کرده و راه حل هایی برای آن ارائه دهید که در صورت برنامه ریزی معمولی و استفاده از فرایند رو به جلو ممکن بود نادیده گرفته شوند. علاوه بر این در این روش انگیزه بیشتری در افراد وجود دارد که اقدامات لازم را برای رسیدن به هدف نهایی انجام دهند چرا که در هر بار نگاه کردن به لیست برنامه ها، اول هدف نهایی را تصور کرده و انرژی بیشتری می گیرند.