روش های مدیریت زمان و تسلط بر آنها، نیاز هر کسی در دنیای امروز است. خیلی از مدیران در زیر آوار کارها و جلساتی که می‌بایست انجام دهند و شرکت کنند مدفون می‌شوند. آرزوی همیشگی آنها این است که ای‌کاش می‌شد مدت شبانه‌روز از ۲۴ ساعت به ۳۰ ساعت و بیشتر افزایش می‌یافت.
در مقابل افراد محدود دیگری بدون استرس به کارهای خود می‌پردازند، ورزش میکنند، زبان دوم یا سوم را برای یادگیری شروع میکنند و اثربخشی دارند. اگر شما جزو نفرات خوشبخت و محدود هستید، به شما تبریک می‌گوییم، لطفاً وقت ارزشمند خود را با خواندن این مقاله تلف نکنید؛ اما چنانچه در میان کارهای روزمره گم‌شده‌اید و اهمیت مدیریت زمان را درک کرده‌اید، این مقاله مناسب شماست.
در این مقاله به روش های مدیریت زمان و چگونگی کامیابی و استفاده مناسب از زمانتان می‌پردازد و اصول و نکات عملی و قابل اجرایی را به شما پیشنهاد می‌دهد.
به یاد داشته باشید که کارهای شما هیچ‌گاه کم نمی‌شوند، دنیا پر است از فرصت‌ها و انتخاب‌های جذابی که هرروز به سمت شما یا به سمت سازمان شما می‌آیند. ممکن است تمامی این فرصت‌ها جذاب باشند، ممکن است تمامی این فرصت‌ها به‌صورت بالقوه حامل مقادیر بالایی سود باشند اما نکته مهم آن است که شما در هر زمان میتوانید به تعدادی محدودی کار رسیدگی کنید بنابراین برای مدیریت بهتر زمان می‌بایست:
تکنیک شماره 1 | لیست ! لطفا تهیه و استفاده کنید.
هیچ نظمی را در هیچ سیستمی در هیچ کجای دنیا پیدا نخواهید کرد که بدون تهیه و استفاده از لسیت وجود داشته باشد. شما نمیتوانید تمام کارها را در ذهنتان نگه دارید و همیشه یادتان بماند. در کل 4 نوع لیست نیاز دارید :
•
برنامه زمانی شخصی : برای تمام سال، ماه، هفته و البته روزها
شما باید مشخص کنید در طول روز چه کارهایی باید انجام دهید تا به اهداف سالانه تان برسید
• کارهایی که باید انجام شوند : کارهایی که باید به ترتیب ماهانه، هفتگی، سالانه انجام شوند
ترتیب مهم است، برنامه هفتگی ماهانه و سالانه تان برای اهداف کاری تان کدام اند؟
•
تماس ها : فقط افرادی را که باید با آنها تماس بگیرید، نه دفترچه تلفن !
لیست تمام افرادی که در طول هفته، ماه یا سال با آنها باید در تماس باشید یک جا یادداشت داشته باشید
•
گفتنی ها : این یکی برای گفتنی هایی است که شما میخواهید به افرادی که در روز میبینید بگویید
و باید لیست کنید تا بدانید به هرکسی چه چیزی و چه زمانی از روز باید بگویید… تا یادتان نرود.
این تکنیک تهیه لیست استفاده فوق العاده زیادی برای شما خواهد داشت.
افراد موفق جهان بی شک تمامی از لیست ها استفاده میکنند تا زمان شان را
مدیریت کنند. از طرفی این گفته را از برایان تریسی فراموش نکنید «اگر شما لیستی ندارید، بی شک پول زیادی هم بدست نمی آورید.»
تکنیک شماره 2 | یادآوری با کاغذهای یادآوریاین ایده ساده است… شما یک پوشه 90 پرونده ای دارید؛ قرمز از 1 تا 30، آبی از 1 تا 30 و سفید هم از 1 تا 30 که نشانگر ماه جاری، ماه آینده و یک ماه بعد از ماه آینده (یعنی دو ماه بعد) است.
فرض کنیم شما با مشتری به توافق رسیدید و قرار فروش را برای تاریخ 10-م ماه بعد گذاشتید، کاری که باید انجام دهید تمام یادداشت ها، تمام پرونده و کاغذهای مورد نظر، تمام مشخصان مشتری را در 10-مین برگه پوشه از پرونده آبی قرار میدهید و سپس فراموشش میکنید.
در 10-م ماه بعد شما به سراغ پوشه که رفتید جزء به جزء اطلاعات یادتان خواهد آمد.
با استفاده صحیح این تکنیک با کاهش آشفتگی در محل کار یا زندگی شخصیتان روبرو خواهید شد.
البته نرم افزار های فراوانی هستند هم برای کامپیوتر هم برای گوشی های تلفن همراه که این کار را انجام میدهند، اما کاری که با دست انجام میدهید ماندگاری بیشتری دارد. البته فرقی ندارد با هرکدام راحت هستید کار کنید.
هدف تکنیک شماره دو این است که کار فردا را به فردا موکول کنید و هر روز راجع به آن فکر نکنید.
تکنیک شماره 3 | جلسات را به حداقل برسانید.هیچ کار مفیدی در جلسات انجام نمیشود ! اما برای بعضی افراد محلی برای خودنمایی یا احساسی برای مهم بودن است.
جلسات کاری، دیگر کاری از پیش نمیبرند و محلی برای صحبت هایی است که همه میدانند باید بشنوند.
شما به یک استراتژی نیاز دارید تا از این جلسات وقت گیر خلاص شوید. اگر شما جلسات را رهبری میکنید، لازم است که به صورت فوق العاده متمرکز و کوتاه پیش ببرید.
اما اگر باید به جلساتی که دعوت شده اید بروید، حتما به فکر یک استراتژی فرار باشید !
تکنیک شماره 4 | زمانتان را بلوکه کنید.برنامه زمانی اکثر مردم پر است قرار هایی که با دیگران دارند. اما افراد موفق، برنامه زمانی دارند که حاوی قرار های از پیش تعیین شده و غیر قابل تغییر با خودشان و کارشان است.
برای هر ماه کارهایی که باید 100% انجام شوندی را تعیین کنید.
برای مثال تمام تماس های تان را جمع کنید و در یک «روز تلفن» تمام آنها را انجام دهید. دیگر هیچ برنامه خارجی در آن روز نگنجانید. اینطور وقت تان فوق العاده آزاد خواهد شد و تمرکزتان هرچه بیشتر بر روی کارهای روزانه تان خواهد بود.
با بلوکه کردن زمان تان از قبل، شما در واقع برای چند ساعت از روزهایتان در آینده، برنامه قرار میدهید. با این کار دیگر کارهایتان عقب نمی افتند و کارهایی هم یکدفعه ای به شما محول نخواهد شد.
جدا از این موارد، این کار به شما کمک میکند بهره وری بالاتری داشته باشید.
شما با اختصاص دادن وقت تان به انجام کارهایی مشابه، مثل «فقط تلفن ها» ، «فقط خریدها» و … وقت های خالی و مرده کمتری در طول انجام کارهایتان خواهید داشت.
تکنیک شماره 5 | از «اوقات بیکاری” تان سود ببریدامروزه همی چیز به حالت Portable یا همراه قرار دارد. شما میتوانید یک سمینار را آنلاین شرکت کنید، یا سی دی و دی وی دی کنسرتی را که میخواهید بروید تهیه کنید. تمام کتاب ها را میتوانید به صورت الکترونیکی مطالعه کنید به راحتی هرچه بیشتر.
میتوانید از یوتیوب یا وبسایت آپارات برای مواردی غیر از تماشای اسکی سگ ها روی یخ استفاده ببرید.
همیشه یادتان باشد : هرکجا که میروید یک کتاب همراهتان باشد. هیچ بهانه ای برای وقت بیکاریتان نیست وقتی در فرودگاه منتظرید یا در سالن انتظار منتظرید، میتوانید از آن زمان هم برای پیشرفت تان استفاده کنید.
اکثر مردن اوقات بیکاری شان را صرف جواب دادن به تماس های از دست رفته شان، اس ام اس یا ایمیل زدن میکنند که به کلی اشتباه است به 3 دلیل :
1. شما اینکار را شتاب زده و بدون آمادگی قبلی انجام میدهید و اگر یکی از آنها مهم باشد، نباید ضعیف انجام شود.
2. شاید تماس مورد نظر و مکالمات شما مناسب با جایی که قرار دارید نباشد
3. وقتی را که میتوانید صرف خواندن، شنیدن یا فکر کردن و فهمیدن کنید از شما می دزدد.
انضباطِ استفاده از وقتی که همه آنرا اسراف میکنند میتواند نقطه قوتی برای شما باشد.
نویسنده بزرگ سری کتاب های هری پاتر هنگام مسافرت اولین نسخه کتابش را نوشت، وقتی که دیگران درحال گفتگو برای گذران وقت بودند یا خوابیده بودند… برای بعضی مردم وقت ارزش آنچنانی ندارد بنابرین اسرافش میکنند.
هروقت که عبارت «10 دقیقه بیشتر نیست.» را بکار بردید… کل هدف این مقاله را از دست داده اید.
در نهایت ، به یاد داشته باشید که وقتی در مورد آنچه باید انجام دهید اطلاعات بیشتری داشته باشید بیشتر متمرکز خواهید شد و انجام کارها زمان کمتری از شما خواهد گرفت . مدیریت زمان خوب مستلزم یک تمرین روزمره در اولویت بندی کارها و سازماندهی آن ها به شکلی است که هم بتوانید کارهای بیشتری انجام دهید و هم در وقت شما صرفه جویی شود .
از راهکارهایی که در مقاله آمده است استفاده کنید تا متوجه شوید که کدام یک از این راه های مدیریت زمان برای شما مفیدتر است . همچنین با انجام این راه ها افزایش تمرکز حواس امکان پذیر شده و متوجه می شوید که چقدر زمان دارید و بهتر می توانید به همه ابعاد مختلف زندگی خود برسید که این کار انرژی شما در انجام کارها را نیز افزایش می دهد .
